Webseite für Vereine: Wie Schrei Auf e.V. sein Programm wieder unter die Leute bringt
Wenn die Vereinshomepage niemand mehr pflegt
Viele Vereine kennen das: Die eigene Website müsste dringend aktualisiert werden, doch im Ehrenamt bleibt dafür keine Zeit. So ging es auch Schrei Auf e.V. Der freie Kunstverein aus Mönchengladbach organisiert im Kunsthaus 2N60 Konzerte, Ausstellungen, Performances, Lesungen, Workshops und Festivals, getragen von ehrenamtlichen Mitgliedern.
Auf der alten Vereinshomepage musste jede Veranstaltung von Grund auf neu angelegt werden. Vorlagen fehlten ebenso wie ein übersichtlicher Veranstaltungskalender. Und weil es keine strukturierten Daten gab, konnte Google die Termine nicht in der Suche anzeigen. Jede neue Veranstaltung kostete beim Anlegen viel zu viel Zeit.
Deswegen pflegte irgendwann niemand mehr die Seite. Dreieinhalb Jahre lang stand ganz oben auf der Startseite eine Veranstaltung, die längst vorüber war.
Auch die weiteren Marketingkanäle des Vereins, Instagram und Telegram, wurden nur bespielt, wenn gerade jemand Zeit hatte. Hinzu kam, dass seit der Pandemie deutlich weniger Menschen zu den Veranstaltungen kamen.
Kennst du das aus deinem Verein? Ihr habt ein super Programm, doch kaum jemand bekommt es mit, weil die Pflege der Kanäle mehr Zeit kostet, als den Ehrenamtlichen zur Verfügung steht.
Was eine Website für Vereine leisten muss
Eine neue Webseite allein hätte wenig geändert. Hängt die Pflege wieder an wenigen Leuten mit Technikwissen, veraltet auch die neue Seite, sobald diese Leute keine Zeit mehr haben.
Außerdem muss die Webseite für sehr unterschiedliche Menschen funktionieren. Besucher:innen suchen das nächste Konzert, Künstler:innen wollen wissen, wie sie auftreten oder ausstellen können. Kooperationspartner und Sponsoren schauen, wofür der Verein steht. Wer Mitglied werden möchte, soll das ohne Umweg schaffen.
Und eine neue Veranstaltung muss in wenigen Minuten online sein. Von dort soll sie auch auf den anderen Kanälen landen, ohne dass jemand sie dreimal händisch kopieren und umformatieren muss.
Es wurde also dringend ein System benötigt, mit dem der Verein mit möglichst effizientem Zeiteinsatz sein Programm zuverlässig unter die Leute bringt und wieder mehr Publikum ins Haus holt.
Eine Vereinswebsite mit WordPress, die sich selbst füllt
Statt einzelne Seiten von Hand zu bauen, habe ich die Inhalte des Vereins in feste Inhaltstypen aufgeteilt: Veranstaltungen, Produktionen, Teamprofile und Open Calls. Jeder Typ hat eine Vorlage, die ich einmal gestalte und die sich danach mit jedem neuen Eintrag von selbst füllt.
Im Mittelpunkt steht das Programm. Jede Veranstaltung hat Datum, Uhrzeit, Ort und eine Kategorie, etwa Konzert, Ausstellung, Workshop oder Bar-Abend. Auf der Startseite erscheinen die nächsten drei kommenden Termine, vergangene fallen automatisch heraus. Für jede Veranstaltungskategorie gibt es zusätzlich eine eigene Übersicht.
Somit ist schon mal ausgeschlossen, dass auf der Startseite ein Termin von vor Jahren hängen bleibt.
Das Engagement der Künstler:innen im Verein wird dokumentiert und auf der Webseite sichtbar gemacht. Jede:r Künstler:in hat jetzt eine eigene Profilseite mit künstlerischen Disziplinen und einer kurzen Vorstellung. Die im Verein durchgeführten Projekte werden direkt mit den Profilen verknüpft. Während der regulären Pflege der Webseite wächst also das Portfolio der beteiligten Künstler:innen automatisch mit.
Größere Vorhaben mit mehreren Veranstaltungen, wie Festivals oder Konzertreihen, bekommen als Produktionen eigene Seiten, auf denen auch die Sponsoren verknüpft werden. Für Ausschreibungen gibt es Open Calls. Wer auftreten, ausstellen, einen Workshop geben, oder Mitglied werden möchte, findet sich auf der neuen Webseite direkt zurecht.
Technisch steckt WordPress dahinter, mit dem Page-Builder Breakdance und dem Datenfeld-Plugin ACPT. In ACPT lege ich die Inhaltstypen und ihre Eingabefelder an, in Breakdance gestalte ich die Vorlagen dazu. Wer eine Veranstaltung einträgt, füllt nur ein kurzes Formular aus. Wie die Veranstaltung dargestellt wird, und dass sie auf der Startseite, der Programmübersicht, im Kalender und in den Künstler:innenprofilen erscheint, wird alles automatisch von der Webseite geregelt.
Ein WordPress-Veranstaltungskalender, der Termine automatisch verbreitet
Eine aktuelle Webseite ist eine tolle Grundlage für Termin-Infos. Mehr Publikum bringt das aber erst, wenn die Termine auch auf den Geräten der potenziellen Besucher:innen ankommen: im Handy-Kalender, bei Instagram, in der Telegram-Gruppe, im E-Mail-Postfach und in der Google-Suche.
Dafür habe ich für Schrei Auf ein eigenes WordPress-Plugin entwickelt, das Event Toolkit. Es nimmt die Daten, die sowieso auf der Webseite eingetragen werden müssen und verteilt sie automatisch auf die anderen Kanäle. Wo früher zig Kanäle einzeln aktualisiert werden mussten, gibt es jetzt nur noch eine zentrale Stelle, an der die Daten gepflegt werden: die Webseite.
Instagram, Telegram und Newsletter laufen von selbst
Instagram: Jeden Montag erscheint eine Story mit dem Programm der Woche. Dazu kommt eine Story am Tag vor jeder Veranstaltung und eine am Tag selbst, die Bilder gestaltet das Plugin im Look der Webseite.
Telegram: Ein Bot postet die Wochenvorschau in die Gruppe des Vereins und erinnert am Veranstaltungstag selbst noch einmal.
Newsletter: Diese Vorschauen werden im Hintergrund für Newsletter-Dienste aufbereitet, sodass diese schnell einzurichten und automatisiert zu bespielen sind.
Google: Strukturierte Daten auf jeder Veranstaltungsseite sorgen dafür, dass Suchmaschinen Datum, Uhrzeit und Ort einer Veranstaltung direkt anzeigen können. Google stellt bei einer Suche nach Events diejenigen prominent dar, deren strukturierte Daten es direkt auslesen kann. Das ist wesentlich attraktiver als ein einfaches Textergebnis.
Mund-zu-Mund, jetzt noch einfacher
Zu Kulturveranstaltungen kommen viele, weil Freund:innen sie mitnehmen. Mund-zu-Mund ist deshalb der größte Multiplikator, und genau den stärkt das Plugin auf der Veranstaltungsseite. Auf dem Handy reicht ein Tipp, um den Termin in WhatsApp, Signal oder Telegram zu teilen, je nach Gerät samt Bild. Am Rechner kopiert derselbe Knopf Text und Link.
Über „Zum Kalender hinzufügen“ landet die Veranstaltung im eigenen Kalender, egal ob Apple, Google, Outlook, Thunderbird oder irgendein anderer Kalender. Wer nichts verpassen will, kann das ganze Programm abonnieren. Neue Termine tauchen dann automatisch im Kalender auf.
All das soll wieder mehr Menschen zu den Veranstaltungen holen, ohne dass die Ehrenamtlichen noch mehr Zeit in wiederkehrende Promo stecken müssen.
Das Event Toolkit funktioniert mit jeder WordPress-Seite, die ihre Veranstaltungen in eigenen Datenfeldern (Custom Fields) pflegt. Auch dein Verein kann es kostenlos nutzen.
Weniger Pflegeaufwand, wieder volle Veranstaltungen
Im Programm stehen heute über 50 Veranstaltungen, dazu 6 Produktionen und 11 Teamprofile. Alle wurden über dieselben Formulare angelegt und sehen einheitlich aus.
Das Event Toolkit kündigt jede Veranstaltung automatisch als Instagram-Story, in der Telegram-Gruppe und im Newsletter an. Das spart im Verein jede Menge Kopierarbeit.
Die Webseite wird wieder aktiv genutzt. Die Veranstaltungen seit dem Relaunch sind endlich wieder gut besucht.
Schau dir die Webseite selbst an: schreiauf.de
Tipps für die Homepage eures Vereins
Vier Dinge aus diesem Projekt lassen sich auf fast jede Vereinswebsite übertragen:
- Systematisiert euren Terminkalender mit Custom Fields und Templates. Wenn ihr neue Veranstaltungen eintragt, wollt ihr nicht jedes Mal einen komplett neuen Beitrag layouten. Eine Veranstaltung erfordert dann nur noch eine Formulareingabe: Wer einen Termin einträgt, füllt nur Datum, Ort und Beschreibung aus. Gestaltung und Platzierung übernimmt die Vorlage.
- Automatisiert eure Startseite und den Veranstaltungskalender. Eine Startseite, die mit einem Termin von vor Jahren wirbt, wirkt, als gäbe es den Verein nicht mehr. Lasst eure Website alte Termine automatisch ausblenden.
- Spart euch so viel manuelle Arbeit wie möglich. Denn die Zeit eurer Ehrenamtlichen wächst nicht auf Bäumen! Mit dem richtigen System pflegt ihr eure Marketingkanäle nur noch an einer einzigen Stelle: auf eurer Webseite. Instagram, Telegram, Newsletter, Kalender und Google können sich die Daten von dort holen.
- Teilen muss leicht sein. Viele Gäste kommen über Freund:innen. Macht es euren Stammgästen leicht, euch weiterzuempfehlen. Da kann schon ein gut sichtbarer Teilen-Button einen großen Unterschied machen.
Planst du eine Website für deinen Verein?
Wenn dein Verein Veranstaltungen, Team und Mitgliedschaft attraktiv darstellen und das Programm ohne Mehraufwand bekannt machen will, lohnt sich eine Struktur, die mitwächst, und eine Website, die genau das macht, was ihr braucht. Ich arbeite mit WordPress: Eure Inhalte gehören euch und eure Ehrenamtlichen pflegen sie ohne Programmierkenntnisse.
Schrei Auf ist nicht meine erste große Vereinswebsite. Für den SKM Mönchengladbach habe ich eine barrierefreie Webseite umgesetzt. Ich bin selber Mitglied in mehreren Vereinen und kenne die alltäglichen Herausforderungen in diesem Umfeld sehr gut. Genau dieses Wissen steckt in meinem Webdesign für Vereine.
Buche ein kostenloses Erstgespräch, und wir schauen gemeinsam, wie wir eure Vereinswebsite für euch arbeiten lassen können.